Warenwirtschaftssystem: Prozesse vereinfachen und zentralisieren

Ein großer Aktenschrank, handschriftliches Papierchaos oder auch doppelte Datenpflege gehören häufig noch zum Arbeitsalltag zahlreicher KMU (Kleinstunternehmen, kleine Unternehmen und mittlere Unternehmen). Das kostet Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall auch Geld. Mit den richtigen digitalen Werkzeugen lassen sich kaufmännische und logistische Prozesse vereinfachen. Ein Warenwirtschaftssystem kann hier Abhilfe schaffen.

Der Einstieg ist oft leichter als gedacht:

1. Prozesse erkennen und dokumentieren

Bevor digitalisiert wird, lohnt sich ein genauer Blick auf die bestehenden Abläufe. Wer seine Prozesse kennt, erkennt schneller, wo Zeit verloren geht oder Fehler entstehen. Schon einfache Fragen und Beobachtungen helfen weiter:

• Welche Aufgaben laufen noch analog – z. B. mit Papierlisten, händischen Unterschriften oder Excel-Tabellen?
• Welche Informationen werden mehrfach erfasst oder in mehreren Systemen gepflegt?
• Wo entstehen häufig Rückfragen, Missverständnisse oder Nacharbeiten?
• Welche Tätigkeiten kosten besonders viel Zeit im Alltag?
• Wer ist an welchem Prozess beteiligt und wie läuft die Kommunikation?

Tipp: Lass Mitarbeitende ihren Arbeitsalltag für ein oder zwei Tage stichpunktartig dokumentieren. So wird schnell sichtbar, wie viele manuelle oder doppelte Schritte es noch gibt.

Auch hilfreich: Prozesse einmal Schritt für Schritt aufmalen oder skizzieren – z. B. mit einem einfachen Flussdiagramm oder einem BPMN-Diagramm. Mit Tools wie BPMN.io, Lucidchart oder Visio ist das ganz leicht. Alternativ reicht oft schon ein Whiteboard oder Word-Dokument.

Gerade in Bereichen wie Buchhaltung, Archivierung, Lagerverwaltung und Auftragsabwicklung steckt großes Vereinfachungspotenzial.

Wo entstehen unnötige Aufwände?

Wenn Sie noch tiefer einsteigen wollen, helfen Ihnen diese konkreten Fragen dabei, Schwachstellen in den Abläufen aufzudecken. Diese Fragen können Sie zum Beispiel in einem Teamworkshop gemeinsam bearbeiten:

• Wie werden Rechnungen aktuell bearbeitet und archiviert?
• Wer hat wann Zugriff auf welche Informationen?
• Welche Aufgaben laufen noch analog oder über mehrere Systeme?
• Wo entstehen häufig Fehler oder Rückfragen?
• Welche Informationen werden mehrfach erfasst oder von Hand übertragen?
• Wie werden Lagerbestände gepflegt und kontrolliert?
• Welche Prozesse verursachen die meisten Unterbrechungen oder Wartezeiten?
• Gibt es Aufgaben, die stark von einzelnen Personen abhängen?
• Wie lange dauert es, bis ein Angebot erstellt oder eine Rechnung geschrieben ist?
• Wie einfach ist es, Auswertungen über Aufträge, Umsätze oder Lagerbestände zu erstellen?

2. Prozesse zusammenführen und digitalisieren

Sobald die aktuellen Prozesse erkannt und dokumentiert wurden, geht es nun an die Auswahl des richtigen digitalen Werkzeuges. Ziel ist es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Daten zentral zugänglich zu machen. Auch das Bestimmen der Anforderungen ist Teil dieses Schrittes. Das Warenwirtschaftssystem sollte hier die Möglichkeit bieten, Prozesse aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Buchhaltung zu verknüpfen.

Die Vorteile sind unter anderem:

• Rechnungen lassen sich automatisch erstellen, verschicken und digital archivieren
• Bestände und Aufträge sind in Echtzeit einsehbar
• Informationen stehen bereichsübergreifend zur Verfügung
• Zeitfresser wie Mehrfacheingaben oder Suchzeiten entfallen

Wenn sich automatisierte Prozesse erst einmal im Unternehmen etabliert haben, sind sie eine große Entlastung für alle Bereiche. Die Unternehmensgröße und die Branche spielen dabei eine untergeordnete Rolle. Überall lassen sich Vorgänge optimieren und damit effizienter gestalten.

3. Rechnungen digitalisieren und E-Rechnungen nutzen

Ein zentrales Element bei der Digitalisierung ist die Umstellung auf digitale Rechnungen und E-Rechnungen. Seit diesem Jahr besteht übrigens die Pflicht zur Einführung eines solchen Systems.

E-Rechnungen lassen sich nicht nur schneller verarbeiten, sondern auch effizienter archivieren und rechtssicher aufbewahren. Moderne Dokumentenmanagementsysteme können E-Rechnungen automatisiert erstellen, validieren und mit Zahlungen verknüpfen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Portokosten, Papier und Platz im Aktenschrank.

4. Digitale Archivierung

Verträge, Lieferscheine, Rechnungen. Wichtige Dokumente müssen über Jahre hinweg aufbewahrt werden. Wenn wir ehrlich sind, haben viele von uns schon einmal eine Jahre alte Rechnung im Schrank in alten Ordnern suchen müssen. Das kann ganz schön frustrierend sein.

Wer seine Dokumente heute noch in Papierform aufbewahrt, verliert schnell den Überblick. Eine digitale Archivierung sorgt dafür, dass alle Dokumente sicher abgelegt, schnell auffindbar und gesetzeskonform aufbewahrt werden. Hier kommt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ins Spiel.

In der Regel kann es direkt mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden werden oder ist ohnehin schon ein Teil davon. Das minimiert doppelte Ablageprozesse.

5. Schritt für Schritt zur effizienten Warenwirtschaft

Die Digitalisierung und Optimierung der Prozesse muss nicht kein Mammutprojekt sein. Häufig sind es die kleinen Maßnahmen, die einen großen Effekt erzielen. Besonders banale Aktivitäten im Alltag können von digitalen Werkzeugen abgenommen werden.

Die Einführung eines solchen Systems muss nicht vollständig zu einem Stichtag sein. Bestimmte Prozesse können Schritt für Schritt an die digitale Lösung bzw. an das Warenwirtschaftssystem abgegeben werden. Wichtig ist, die Mitarbeitenden mitzunehmen und neue Systeme so auszuwählen, dass sie zum Unternehmen passen und nicht umgekehrt.

Fazit

Ein modernes Warenwirtschaftssystem hilft dabei, Prozesse zu verschlanken, Transparenz zu schaffen und Ressourcen effizienter einzusetzen. Wer heute beginnt, die eigenen Abläufe zu hinterfragen und gezielt zu digitalisieren, ist morgen wirtschaftlich und organisatorisch besser aufgestellt. Wie zu Beginn dieses Beitrages schon erwähnt: Es spart Zeit, Nerven und auch Kosten.

Sie möchten wissen, wie das bei Ihnen konkret aussehen kann?

Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihre Prozesse zu digitalisieren. Mit SelectLineNeo bieten wir ein Warenwirtschaftssystem, welches alle Anforderungen für mittelständische und Kleinunternehmen erfüllt. Egal ob im Handwerk, Handel, Einzelhandel oder Industrie.

Melden Sie sich über unser Kontaktformular, schreiben Sie uns eine Mail oder rufen Sie uns an. Wir beraten ganz unverbindlich in einem kostenlosen Erstgespräch.

Wir freuen uns auf eine Zusammenarbeit!