Zeiterfassung vor 50 Jahren: Den Zettel in die Stempel- oder Stechuhr und das Fach neben denen der Kollegen hinterlegen. Nach der Arbeit genau umgekehrt.
Heute sieht das normalerweise anders aus. Aber nicht überall.
Noch immer erfassen viele Unternehmen Arbeitszeiten mit Stundenzetteln, Excel-Tabellen oder mündlich. Das ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Die digitale Zeiterfassung bringt Struktur, spart Aufwand und sorgt für rechtliche Sicherheit. Denn für die meisten Unternehmen ist diese Art der Erfassung sogar Pflicht.
Doch so ein Zeiterfassungssystem bringt auch sehr viele Vorteile.
Vorteile von digitaler Zeiterfassung in aller Kürze
- Rechtssicherheit durch exakte Arbeitszeiterfassung
- Zeitersparnis bei Verwaltung und Abrechnung
- Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte
- Flexible Nutzung: Im Büro, unterwegs oder im Homeoffice
- Einfache Auswertungen für Projekte, Teams und Kunden
Was steckt dahinter?
Was genau hinter diesen Vorteilen steckt, zeigt ein näherer Blick:
Denn jedes dieser Argumente bringt in der Praxis nicht nur Effizienz, sondern auch mehr Transparenz, Sicherheit und Planbarkeit. Das gilt für Mitarbeitende, als auch für Unternehmen.
Rechtssicherheit
Gemäß dem Gesetzentwurf des Bundesministeriums ist eines sicherzustellen: Unternehmen müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden verlässlich und elektronisch dokumentieren. Elektronische Zeiterfassungssysteme sorgen dafür, dass Beginn, Pausen und Ende der Arbeitszeit korrekt erfasst und nachvollziehbar gespeichert werden. Diese Aufzeichnung kann im besten Fall durch den Arbeitnehmer selbst erfolgen.
Ist Zeiterfassung für alle Unternehmen Pflicht?
Klare Antwort: Nein! Es gibt Ausnahmen. Die elektronische Zeiterfassung ist Pflicht für Unternehmen mit über 10 Mitarbeitenden. Darunter kann weiterhin zum Beispiel mit Excel erfasst werden.
Trotzdem lohnt es sich über eine Umstellung nachzudenken, auch für Kleinstunternehmen mit nur wenigen Angestellten. Warum? Dazu kommen wir jetzt!
Zeitersparnis bei Verwaltung und Abrechnung
Ob Stundenlohnabrechnung, Projektabrechnung oder Monatsberichte. Mit digitalen Systemen sind die Daten sofort verfügbar und müssen nicht mehr aus Papierlisten oder Excel-Dateien zusammengesucht werden. Das spart in der Personalabteilung oder Buchhaltung wertvolle Zeit und reduziert den Aufwand auf ein Minimum.
Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte
Digitale Systeme ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre eigenen Zeiten jederzeit einzusehen. Auch Vorgesetzte sehen auf einen Blick, wer wann gearbeitet hat und wie viele Über- oder Minusstunden angefallen sind. Zudem ist es möglich einzusehen, wie lange Mitarbeitende in einem bestimmten Projekt eingesetzt wurden. Auch Projektzeiten können ganz einfach erfasst werden. Zudem bietet es die Möglichkeit Urlaub einzureichen. Diese Transparenz schafft Fairness und verhindert Missverständnisse.
Flexible Nutzung: Im Büro, unterwegs oder im Homeoffice
Moderne Zeiterfassung funktioniert geräteunabhängig: Per App, im Web oder über ein Terminal vor Ort. Mitarbeitende können ihre Zeiten überall erfassen. Am Schreibtisch auf dem Computer, auf Montage am Smartphone oder im Homeoffice. Das macht die Zeiterfassung anpassungsfähig an die verschiedenen Arbeitsmodelle.
Einfache Auswertungen für Projekte, Teams und Kunden
Ob für interne Planung, Prozessoptimierung oder externe Abrechnung: Ein digitales System liefert auf Knopfdruck zeitliche Auswertungen nach Projekten, Abteilungen oder Mitarbeitenden. Unternehmen erhalten so Einblicke in Zeitaufwände, können besser kalkulieren und Prozesse gezielter optimieren.
Fazit:
Digitale Zeiterfassung ist eine Lösung, die für mehr Klarheit und Effizienz im Alltag sorgt. Sie hilft nicht nur dabei, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern bringt Transparenz in den Alltag der Mitarbeitenden und Führungskräfte.
Wenn Sie zurzeit überlegen, ein digitales Zeiterfassungssystem bei Ihnen einzuführen, sprechen Sie uns gerne an. Mit G:Zeiten haben wir eine umfassende Möglichkeit zur Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Wir beraten Sie gerne in einem unverbindlichen und kostenlosen Beratungsgespräch.