So gelingt digitales archivieren: Ihre Checkliste für ein funktionierendes DMS für KMU

Ordnung im Büro beginnt mit einem guten System. Wer Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine digital archivieren will, steht oft vor der Frage: Wo fangen wir an und wie wird das Ganze sicher, effizient und alltagstauglich umgesetzt? Am besten funktioniert dieses Vorhaben mit einem Dokumentenmanagementsystem. Mit dieser Checkliste erhalten Sie einen klaren Fahrplan für eine erfolgreiche Einführung.

1. Dokumentenarten und Abläufe identifizieren

Bevor Sie in Tools oder Technik investieren, verschaffen Sie sich einen Überblick: Welche Dokumente fallen wo im Unternehmen regelmäßig an.

Hier ein paar Beispiele:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Angebote und Auftragsbestätigungen
• Verträge, Personalunterlagen, Lieferscheine
• interne Freigaben oder Berichte

Überlegen Sie: Woher kommen diese Dokumente, wer arbeitet damit und wie sieht der Ablauf aus? Schon diese Analyse zeigt Schwachstellen auf: uneinheitliches Layout, doppelte Ablagen oder unübersichtliche Papierarchive.

2. Aufbewahrungsfristen und rechtliche Vorgaben prüfen

Ein zentrales Ziel beim DMS ist die rechtskonforme Archivierung. In Deutschland gilt z. B. für Rechnungen und Handelsbriefe eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, für viele andere Unterlagen 6 Jahre.

Wichtig: Die digitale Ablage muss GoBD-konform sein. Das heißt es muss vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und jederzeit verfügbar sein. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer DMS-Software darauf, dass diese Anforderungen erfüllt werden.

3. Zuständigkeiten und Rollen festlegen

Damit die Dokumentenablage nicht im Chaos endet, braucht es eindeutige Regeln:

• Wer legt welche Dokumente ab?
• Wer darf auf was zugreifen und mit welchen Rechten (Lesen, Bearbeiten, Freigeben)?
• Wer kontrolliert die Einhaltung der Ablagestruktur?

Definieren Sie Verantwortlichkeiten pro Abteilung oder Vorgang. So vermeiden Sie doppelte Arbeit und schaffen Transparenz im Zugriff.

4. Ordnerstruktur & Schlagworte definieren

Ein DMS lebt von Struktur. Doch sehen Sie davon ab es zu kompliziert zu machen. Schaffen Sie eine einfache, nachvollziehbare Ordner- oder Kategorielogik, z. B. nach:

• Dokumenttyp (z. B. Rechnung, Vertrag, Personalakte)
• Jahr / Monat
• Kunde oder Lieferant
• Projektnummer

Zusätzlich können Schlagworte oder Metadaten helfen, Dokumente besser zu finden. Das betrifft besonders große Datenmengen. Wichtig: Die Struktur sollte von allen Kolleginnen sowie Kollegen verstanden und akzeptiert werden.

5. Passendes DMS auswählen

Das Angebot an Dokumentenmanagementsystemen ist groß. Von Cloudlösungen bis zu komplexen Unternehmensplattformen. Die passende Lösung hängt von Ihren Anforderungen ab:

• Welche Schnittstellen werden benötigt (z. B. zu Warenwirtschaft, Buchhaltung, Mailprogramm)?
• Reicht ein Standardpaket oder braucht es individuelle Anpassungen?
• Wie viele Mitarbeitende sollen mit dem System arbeiten?

Natürlich besteht auch die Möglichkeit, eine individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung programmieren zu lassen. Das ist jedoch meist nur bei sehr komplexen Prozessen oder speziellen Anforderungen relevant, typischerweise in größeren Unternehmen. Für kleine und mittelständische Betriebe bieten viele am Markt verfügbare Dokumentenmanagementsysteme bereits umfangreiche Funktionen, die in der Praxis völlig ausreichen.

Kleiner Tipp: Mit inoxision sind Sie auf der sicheren Seite. Zudem lässt es sich ganz einfach in Ihr Warenwirtschaftssystem integrieren.

6. Migration und Digitalisierung planen

Bestehende Dokumente, egal ob in Papierform oder im Dateisystem müssen geordnet übernommen werden.

• Welche Altbestände sollen digitalisiert werden?
• Was kann aussortiert werden?
• Wie werden Papierdokumente gescannt und verschlagwortet?

Setzen Sie Prioritäten: Beginnen Sie mit wichtigen Dokumenten, z. B. laufende Kundenverträge oder Buchhaltungsunterlagen und arbeiten Sie sich schrittweise vor. So wird der Aufwand auf ein Minimum begrenzt.

7. Mitarbeitende schulen und Prozesse einüben

Ein DMS ist nur so gut wie seine Nutzer:innen. Schulungen und Einweisungen sorgen dafür, dass alle wissen:

• wie Dokumente korrekt angelegt und abgelegt werden
• wie die Suchfunktionen funktionieren
• welche Regeln und Rollen gelten

Tipp: Starten Sie mit einem kleinen Pilotbereich, z. B. in der Buchhaltung oder im Vertrieb. Das schafft Erfahrungswerte und macht spätere Schulungen für andere Abteilungen leichter.

Fazit: Ein guter Plan bringt Ordnung ins System

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems muss kein Großprojekt sein. Es braucht aber einen klaren Fahrplan. Mit dieser 7-Punkte-Checkliste schaffen Sie eine stabile Basis für digitale Ordnung, rechtssichere Archivierung und effizientere Prozesse. Und nicht zuletzt: Sie sparen Zeit, Platz und Nerven. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Wir helfen Ihnen gerne bei der Einführung Ihres Dokumentenmanagementsystems. Mit inoxision bieten wir eine Branchenunabhängige Lösung, die sich schnell in Ihren Alltag integrieren lässt. Das Programm eignet sich sowohl für Handwerksbetriebe als auch für Handelsunternehmen. Wir unterstützen dabei die Software bei Ihnen einzurichten und übernehmen alle nötigen Schulungen sowie die Integration in Ihr Warenwirtschaftssystem.

Kontaktieren Sie uns bei Interesse einfach über unser Kontaktformular, per Mail oder rufen Sie uns an. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.