Dokumentenmanagementsystem und E-Mail-Archivierung
Jedes Unternehmen kennt die zeitaufwendige Suche nach E-Mails und Dokumenten. Die Recherche der gewünschten Informationen kostet wertvolle Arbeitszeit.
Durch die inoxision Archive Archivierungssoftware haben Sie die Möglichkeit, Daten wie E-Mails, digitale Dokumente oder Papierdokumente zentral und revisionssicher zu verwalten. Der direkte Zugriff auf alle Informationen – sekundenschnell – ist ein klarer Mehrwert für jede Unternehmensart und -größe.

inoxision Archive Enterprise Suite
Hier zeigen wir Ihnen Lösungsbeispiele, wie inoxision im Unternehmen eingesetzt werden kann. Die Software kann nahezu an jede fremde Software-Lösung angebunden werden. So erhalten Sie eine umfangreiche prozessoptimierte Software für Ihren Dokumenten-Workflow, die außerdem eine Recherche-Funktionen bietet.
Was kann inoxision?
Wir stellen Ihnen die meistgenutzten Funktionen, Tools und Eingabemasken von inoxision vor. Das, was Sie für Ihr Unternehmen benötigen, haben Sie nicht auf den ersten Blick gefunden? Dann melden Sie sich gerne bei uns. Dank der vielfältigen Möglichkeiten von inoxision und unseren individuellen, programmierbaren Erweiterungen, lässt sich das Dokumentenmanagementsystem genau auf Ihr Vorhaben abstimmen.
- Smartphone App
- WebClient
- Recherche Funktion
- Integration und Aufruf
- Ablage
Smartphone App
- Arbeit mit inoxision – komplett mobil, um orts- und geräteunabhängig arbeiten zu können





Recherche Funktion
Inoxoision beinhaltet eine richtungsweisende, effiziente Recherchefunktionalität. Dokumente können über die Volltextsuche oder gezielte Metadaten-Suche schnell gefunden werden. Innerhalb des Suchergebnisses kann über eine Filtermöglichkeit noch weiter eingegrenzt werden. Das ausgewählte Dokument wird als Vorschau angezeigt und kann zudem per Doppelklick separat angezeigt werden.
Zusätzlich zur Volltextsuche kann über eine frei definierbare Recherchemaske gezielt nach bestimmten Werten und Metadaten gesucht werden. Es kann auch kombiniert gesucht werden: Volltext- und Metadaten-Suche.
Die Recherchemasken können pro Prozess und Anwendungsfall individuell erstellt werden.

Integration und Aufruf
Die inoxsion-Dokumente können in Fremdmodulen wie Warenwirtschaftssysteme integriert werden oder aus ihnen direkt aufgerufen werden. In diesem Beispiel besteht die Möglichkeit, das archivierte Originaldokument direkt aus dem Warenwirtschaftssytem SelectLine und dem Bereich „Eingangsrechnung“ aufzurufen.

Vollautomatische Ablage
Neben der vollautomatischen Ablage besteht zudem die Möglichkeit, Dokumente manuell zu verschlagworten, wenn z.B. eine Maske noch nicht angelernt wurde oder die Eingangsrechnung nur einmalig vorkommt.
Mit wenigen Klicks ist eine manuelle Erfassung erfolgt. Bei Bedarf können auch die Lieferantendaten aus dem Warenwirtschaftssystem hinzugefügt werden.

WebClient
- Der WebClient für Tablets und nicht-Windows-Rechner
e-Rechnung ab 2025
Schon jetzt die gesetzlichen Anforderungen von morgen erfüllen

- Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.
- Bei einer eRechnung, die z.B. als hybride Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF mit XML-Datei) empfangen wird, ist nicht mehr die PDF, sondern die XML-Datei das führende Format und damit relevant.
- Ein Unternehmen kann sich nicht mehr darauf berufen, keine E-Mails zu empfangen oder nicht über die Möglichkeiten zu verfügen, einen elektronischen Beleg (XML-Datei) anzuzeigen.
Belegpostfach
Ihre Eingangsrechnungen werden direkt an die Belegpostfach-E-Mail-Adresse gesendet
- Inoxision bietet schon heute eine einfache und schnelle Lösung mit dem „Belegpostfach“.
- Rechnungsbelege werden zentral empfangen, eRechnungen automatisch identifiziert, validiert, visualisiert und rechtskonform archiviert.
- Als Anwender von inoxision Archive profitieren Sie zusätzlich vom leistungsstarken eBeleg-Workflow, der allen Kunden mit aktiver Softwarepflege zur Verfügung steht.
Welche Vorteile bietet mir inoxision?
Von Effizienz bis Sicherheit – das Komplettpaket

- Effizienzsteigerung
Schnelle und einfache Suche nach Dokumenten - Kostenersparnis
Reduzierung des Papierverbrauchs und der physischen Lagerkosten - Sicherheit
Schutz sensibler Informationen durch Zugriffsrechte und Verschlüsselung - Compliance
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung - Automatisierung
Automatisierung von Workflows und Prozessen - Zugänglichkeit
Zugriff auf Dokumente von überall und zu jeder Zeit

Lassen Sie sich unverbindlich von uns beraten!
Nutzen Sie die Gelegenheit, uns kennenzulernen und Ihre Geschäftsziele zu besprechen. In dieser kostenlosen 30-minütigen Sitzung können wir Ihre Bedürfnisse erörtern und herausfinden, wie wir Ihnen am besten helfen können. Wir melden uns nach Eingang Ihrer Anmeldung schnellstmöglich bei Ihnen. Das Gespräch kann per Telefon oder online über Microsoft Teams stattfinden.
Referenzen
Das moderne und papierlose Büro – Betriebsabläufe vereinfachen und optimieren

Was ist inoxision?
Inoxision ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS),das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu verwalten, zu archivieren und zu digitalisieren. Die Lösungen von inoxision helfen dabei, papierbasierte Prozesse zu reduzieren, die Suche nach Dokumenten zu erleichtern und die Einhaltung von gesetzlichen Archivierungspflichten zu gewährleisten.
eRechnung – Was bedeutet die Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung ab dem 01.01.2025?
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (eRechnungen) empfangen und verarbeiten zu können, wenn sie Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen. Dies folgt aus der Umsetzung der europäischen Richtlinie, um den Rechnungsaustausch effizienter und transparenter zu gestalten. Die eRechnung muss dabei einem strukturierten Format entsprechen, wie z.B. ZUGFeRD oder XRechnung. Die Pflicht betrifft sowohl den öffentlichen Sektor als auch viele private Unternehmen.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens verwaltet. Dazu gehören die Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Ein DMS bietet Funktionen wie Dokumentensuche, Versionierung, Zugriffsrechteverwaltung und Workflow-Automatisierung, um die Effizienz und Sicherheit im Umgang mit Dokumenten zu erhöhen.
Welche Dokumente kann ich archivieren?
Mit inoxision können jegliche Arten von Dokumenten archiviert werden, darunter zum Beispiel:
- Rechnungen und Belege
- Verträge
- Geschäftsberichte
- E-Mails und Anhänge
- Personalakten
- Technische Zeichnungen und Pläne
- Marketingmaterialien
Wie viele Dokumente kann ich archivieren?
Die Anzahl der Dokumente, die archiviert werden können, hängt von der Speicherkapazität des verwendeten Systems ab. Praktisch unbegrenzt viele Dokumente können mit inoxision archiviert werden, solange ausreichend Speicherplatz vorhanden ist.
Über welchen Zeitraum werden meine Dokumente archiviert?
Die Archivierungsdauer von Dokumenten kann individuell festgelegt werden und hängt von den gesetzlichen Anforderungen sowie den internen Richtlinien des Unternehmens ab. In der Regel können Dokumente über viele Jahre oder sogar unbegrenzt archiviert werden, solange dies notwendig ist.